Sebastian Kuhn
Ich muss meine Dokumente besser verwalten und suche eine Dokumentenverwaltung. Wer hat einen Tipp?
Ich habe mich vor einiger Zeit selbstständig gemacht und muss nun endlich mal meine Dokumente in Ordnung bringen. Daten als auch Ordner voller Unterlagen brauchen eine optimale Dokumentenverwaltung.
Antworten (15)
Du selbst hast den besten Einblick in Deine Unterlagen, deshalb solltest Du Dir zuerst einen groben Überblick verschaffen, welche unterschiedlichen Unterlagenarten in die Dokumentenverwaltung eingebunden werden sollen. Erst dann kannst Du entscheiden, ob es besser ist, alles alphabetisch oder systematisch zu ordnen.
Aber ehe Du anfängst neu zu ordnen und zu sortieren, schau lieber erstmal, ob Deine existierende Dokumentenverwaltung vielleicht ausbaubar ist. Oftmals ist es ausreichend, dass die Inhalte der Daten als auch Ordner einfach in Nachschlage-Übersichten erfasst sind, um sie schnell zu finden.
Der entscheidende Aspekt für die Dokumentenverwaltung ist, ob und welche Dokumente archiviert, also verstaut werden müssen, und welche für den arbeitstechnischen Zugriff verwaltet werden sollen. Für das Archiv braucht man meist nur eine grundlegende Ordnung und Stauraum für die Dokumente.
plone ist ein gutes, kostenloses und umfangreiches DMS (document management system). Allerdings musst Du plone am besten auf einem dezidierten Server betreiben, was rund 12 Euro im Monat kostet. Außerdem solltest Du Geld für einen guten Scanner mit ebensolcher OCR-Software einplanen.
Ein Top-Buch für plone-Einsteiger ist: Andy McKay "Plone"
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Hallo,
das Open Source Dokumentenmanagement System agorum core könnte für Sie interessant sein. Erstens ist es sehr einfach zu installieren (innerhalb von ein paar Minuten, auch ohne große IT Kenntnisse) und zweitens arbeitet es genauso, wie ein ganz normales Laufwerk, bietet dabei aber dennoch sämtliche DMS-Features mit, wie zum Beispiel:
- Dokumentensuche (auch im Inhalt)
- E-Mail Archivierung und Verwaltung
- Workflow
- Verschlagwortung
- uvm...
Und das beste ist, Sie können ganz normal so weiter arbeiten, wie seither auch: Beispielsweise mit Ihren Office-Programme Datei öffnen/Datei Speichern, etc.... und müssen sich nicht komplett umstellen bei der Bedienung.
Einfach informieren unter Website zum Open Source DMS agorum core
Viele Grüße
Oliver Schulze
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Und das beste ist, Sie können ganz normal so weiter arbeiten, wie seither auch: Beispielsweise mit Ihren Office-Programme Datei öffnen/Datei Speichern, etc.... und müssen sich nicht komplett umstellen bei der Bedienung.
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Oliver Schulze
Hi,
Ich empfehle fileee. All deine Dokumente an einem zentralen Ort, automatisch für dich sortiert. Es muss nichts installiert werden und die Applikation ist kostenfrei - Und auch unterwegs kannst du mit mobilen Apps (fileee iPhone App und [url=http://play.google.com/store/apps/details?id=com.fileee.android.simpleimport]fileee Android App[/url] derzeit) neue Dokumente hinzufügen oder auf deine Dokumente zugreifen.
Probiers einfach mal aus, es ist sehr simpel und bringt viel Zeitersparnis!
Liebe Grüße
Johannes
Disclaimer: Ich bin Mitbegründer der Firma :)
Ich empfehle fileee. All deine Dokumente an einem zentralen Ort, automatisch für dich sortiert. Es muss nichts installiert werden und die Applikation ist kostenfrei - Und auch unterwegs kannst du mit mobilen Apps (fileee iPhone App und [url=http://play.google.com/store/apps/details?id=com.fileee.android.simpleimport]fileee Android App[/url] derzeit) neue Dokumente hinzufügen oder auf deine Dokumente zugreifen.
Probiers einfach mal aus, es ist sehr simpel und bringt viel Zeitersparnis!
Liebe Grüße
Johannes
Disclaimer: Ich bin Mitbegründer der Firma :)
Wenn du mit den Daten auch in Zukunft selbst arbeitest, dann kümmer dich auch selbst um die Organisation - sonst findest du am Ende nichts wieder.
Ich habe mehrere große Archivregale im Keller stehen, in die ich alle alten Unterlagen sortiere. Nach Thema (Rechnungen, Kaufverträge usw), dann nach Jahren und innerhalb der Ordner alphabetisch. So ein Archivregal habe ich auch in meinem Büro, dort sind die aktuellen Unterlagen. http://www.firmenbedarf-discount.ch/Bueroregale-und-Archivregale/
Ich kann das System sehr empfehlen, bin damit bisher gut gefahren und wenn dringend etwas benötigt wird weiß man genau wo man suchen muss.
Ich habe mehrere große Archivregale im Keller stehen, in die ich alle alten Unterlagen sortiere. Nach Thema (Rechnungen, Kaufverträge usw), dann nach Jahren und innerhalb der Ordner alphabetisch. So ein Archivregal habe ich auch in meinem Büro, dort sind die aktuellen Unterlagen. http://www.firmenbedarf-discount.ch/Bueroregale-und-Archivregale/
Ich kann das System sehr empfehlen, bin damit bisher gut gefahren und wenn dringend etwas benötigt wird weiß man genau wo man suchen muss.
Wir nutzen bei uns in der Firma die kostenlose online Dokumentenverwaltung chetibox. Das ist eine Eigenentwicklung, die aus unserer internen Verwaltungssoftware entstanden ist. Wir scannen die Dokumente dabei nicht ein, sondern verschlagworten sie nur online. Mit Hilfe des Systems bekommt man dann den Ordner und die Stelle im Ordner ausgegeben um das Dokument wiederzufinden. Die Software kann kostenlos genutzt werden. Vielleicht ist das ja was für Sie?.
Viele Grüße
T. Sixt
Viele Grüße
T. Sixt
Bei uns in der Firma nutzen wir die Dokumentenverwaltungssoftware Doxis4. Wir haben hier ganz gute Erfahrungen gemacht. Andere Systeme kenne ich leider nicht. Weitere Infos unter https://www.ser.de/themen/dokumentenverwaltung.html
Verpiss dich, Du dämlicher Werbearsch.
Dosis 4 ist nichts für Anfänger, die klappen gleich um.
Das wichtigste bei einer Softwarelösung ist doch die Frage, ob sie auch dokumentenecht ist.
Wenn sie nicht dokumentenecht ist, dann ist doch Hopfen und Malz verloren, oder?
Wenn sie nicht dokumentenecht ist, dann ist doch Hopfen und Malz verloren, oder?
Marie Johanna. Nur echt mit dem deutschen Hanfsiegel!
Das bürgt für Qualität.