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Der Aufbau eines Geschäftsbriefes ist festgelegt durch die DIN 676. Diese Norm gibt genau die Einteilung vom Briefkopf bis zur Fußzeile vor. Variabel ist lediglich die Gestaltung des Textteils.
Geschäftsbriefe unterscheiden sich von Privatbriefen darin, dass sie eine Briefmaske als Grundlage haben. Die so genannten Bezugszeichen werden in einem Infoblock oder einer Infozeile angebracht. Bezugszeichen sind Datum, Namen oder Kurzzeichen der Schreibenden und Telefon- und Faxnummern.
Will man Geschäftsbriefe schreiben, so verfasst man sie sachlich. Man schreibt sie grundsätzlich in der formellen Sie-Form. Wenn man den Ansprechpartner kennt, sollte man ihn in der Anschrift und auch in der Anrede im Brief mit Namen ansprechen.