Darf eine zweite Personalakte geführt werden

Mein Objekt- Leiter führt bei uns im Objekt eine Personalakte über jedem Mitarbeiter. In dieser Akte soll Mitarbeitergespräche, Abmahnungen und diverse andere Unterlagen drin gesammelt werden.
Ich würde gerne wissen ob sowas erlaubt ist oder nicht, wenn nicht unter welchem Paragrafen dieses steht mit einem Urteil so wie welche Strafen dafür gibst.