Wozu muss man eine Rechnungsnummer angeben, wenn man ein oder zwei mal im Jahr eine kleine Rechnung schreibt?

Rechnungsnummern sind gesetzlich vorgeschrieben. Fortlaufend und lückenlos muss sie sein.

Die Rechnungsnummer zeigt dem Finanzamt an, wie viele Rechnungen in einem Jahr geschrieben worden sind. Wenn Rechnungen ohne Nr. erstellt werden, kann das Finanzamt oder der Steuerberater nicht erkennen, ob neben diesen Rechnungen noch weitere davor oder danach geschrieben worden sind. Daher ist es auch wichtig, dass die Rechnungsnummern immer laufend nummeriert sind.

Im Normalfall sagt man, dass eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben werden muss, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Das ist auch richtig, wenn es sich um einen Betrieb handelt, der den Vorsteuerabzug geltend macht. Bei Kleinstunternehmen, die keine Vorsteuer geltend machen, sollte man die Vergabe der Rechnungsnummer als Transparenz gegenüber dem Finanzamt ansehen.

die Rechnungsnummer ist vorgeschrieben, damit die Rechnungen bei einer Betriebsprüfung eindeutig zugeordnet werden können. Dabei muß die Nr laut einer Verfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz übrigens gar nicht lückenlos fortlaufend sein. Entscheidend ist nur, daß jede verwendete Nummer einmalig ist.

Bspw. ist es völlig legitim, jeden Monat neu bei 1 anzufangen - wenn man die Monate durchnummeriert. Oder, was auch gern gemacht wird, das Datum als Bestandteil der Nr zu verwenden und dann jeden Tag neu zu nummerieren.

Damit wäre die Nr 2011041305 leicht als die fünfte Rechnung vom 13. April 2011 zu erkennen. Um Verwirrung zu stiften, könnte man auch die Reihenfolge von Jahr, Monat und Tag anders sortierten. Nur sollte man aufpassen, wenn man den Aufbau der Nr ändert, damit nicht im neuen Nummernkreis plötzlich eine Nr des alten Kreises auftaucht.

Durch das Umsatzsteuergesetz ist genau geregelt, wie eine Rechnung auszusehen hat. Besondere Bedeutung hat dies für die Berechnung des Vorsteuerabzugs des Empfängers der Rechnung. Es wird verlangt, dass alle Angaben in den Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um für den Vorsteuerabzug berechtigt zu sein. Dazu zählt auch die Angabe einer Rechnungsnummer.